Checklist: datele angajaților, de la CV până la camerele video

Recrutare

Informare pentru candidați: cine prelucrează CV-urile, în ce scop, cât timp le păstrezi.
Termen de păstrare pentru CV-urile respinse (de regulă, câteva luni, apoi ștergere sau consimțământ explicit pentru păstrare).
Fără cereri de date inutile în anunțuri și formulare (stare civilă, religie, fotografie obligatorie).
Platformele de recrutare sau agențiile: acorduri de prelucrare (DPA).

Informare la angajare: ce date aduni, temeiul (contractul de muncă, obligații legale), cui le transmiți (contabilitate, CNAS, bancă).
Acces restrâns la dosarele de personal: doar HR, conducerea și, punctual, contabilitatea.
Copiile actelor de identitate și ale diplomelor: doar cele cerute de lege, păstrate securizat.
Date medicale (concedii, certificate): categorie specială, acces și mai restrâns.

Supraveghere video: afișe de informare, scop legitim (securitate), zone fără camere (vestiare, birouri HR), termen de ștergere a înregistrărilor.
Monitorizarea e-mailului, a telefonului de serviciu sau a GPS-ului din mașini: informare scrisă, proporționalitate, fără monitorizare ascunsă.
Pontaj biometric (amprentă, față): necesită analiză de necesitate și, de regulă, o alternativă.
Fotografii și video cu angajații pentru marketing: consimțământ separat, revocabil.

Contabil extern, software de salarizare, platformă HR, asigurător medical: acord DPA cu fiecare.
Dacă vreunul ține datele în afara Moldovei, verifică temeiul transferului.

Termen de păstrare a dosarului după încetare (obligațiile din legislația muncii și contabilă au termene proprii).
Dezactivarea conturilor și a accesului în prima zi.
Răspuns la cererea fostului angajat de a primi o copie a datelor sale.

Informarea pentru candidați și informarea pentru angajați.
Regulamentul intern privind protecția datelor (ce au voie angajații să facă cu datele clienților și ale colegilor).
Registrul prelucrărilor, cu secțiunea „resurse umane”.
Procedura de răspuns la cereri și de raportare a incidentelor.
Dovada instruirii angajaților.

Dacă ai bifat mai puțin de jumătate, cel mai eficient pas este un audit scurt al prelucrărilor de personal, urmat de setul de documente.