Подбор персонала

  • Уведомление для кандидатов: кто обрабатывает резюме, с какой целью, сколько храните.
  • Срок хранения отклонённых резюме (как правило, несколько месяцев, затем удаление или явное согласие на хранение).
  • Никаких лишних данных в объявлениях и формах (семейное положение, религия, обязательное фото).
  • Рекрутинговые платформы или агентства: договоры об обработке (DPA).

Приём на работу и личное дело

  • Уведомление при приёме: какие данные собираете, основание (трудовой договор, юридические обязанности), кому передаёте (бухгалтерия, CNAS, банк).
  • Ограниченный доступ к личным делам: только HR, руководство и, точечно, бухгалтерия.
  • Копии удостоверений личности и дипломов: только те, что требует закон, хранятся защищённо.
  • Медицинские данные (больничные, справки): особая категория, доступ ещё уже.

В процессе работы

  • Видеонаблюдение: информационные таблички, законная цель (безопасность), зоны без камер (раздевалки, кабинеты HR), срок удаления записей.
  • Мониторинг почты, служебного телефона или GPS в автомобилях: письменное уведомление, соразмерность, никакого скрытого мониторинга.
  • Биометрический учёт времени (отпечаток, лицо): требует анализа необходимости и, как правило, альтернативы.
  • Фото и видео с сотрудниками для маркетинга: отдельное отзываемое согласие.

Подрядчики, видящие кадровые данные

  • Внешний бухгалтер, зарплатный софт, HR-платформа, медстраховщик: договор DPA с каждым.
  • Если кто-то хранит данные за пределами Молдовы, проверьте основание передачи.

Увольнение

  • Срок хранения дела после увольнения (у трудового и бухгалтерского законодательства свои сроки).
  • Отключение аккаунтов и доступа в первый день.
  • Ответ на запрос бывшего сотрудника о копии его данных.

Минимальный набор документов

  • Уведомление для кандидатов и уведомление для сотрудников.
  • Внутренний регламент по защите данных (что сотрудникам можно делать с данными клиентов и коллег).
  • Реестр обработки с разделом «персонал».
  • Процедура ответа на запросы и сообщения об инцидентах.
  • Подтверждение обучения сотрудников.

Если отмечено меньше половины, самый эффективный шаг — короткий аудит кадровых обработок, затем комплект документов.